В Тамбовской областной ТПП обучили грамотно организовывать архивное хранение

Фото: totpp.ru

В конференц-зале Тамбовская областная ТПП провела открытый обучающий семинар-практикум «Архивное хранение документов в организации»

Авторами и ведущими семинара-практикума выступили:

  • Медведева Ольга Владимировна, канд. ист. наук, доцент, зав. кафедрой библиотечно-информационных ресурсов ФГБОУ ВО «Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина»,
  • Стефановская Наталия Александровна, доктор соц. наук, доцент, профессор кафедры библиотечно-информационных ресурсов, директор Фундаментальной библиотеки ФГБОУ ВО «Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина»,
  • Редина Анна Михайловна, заместитель директора ТОГБУ «Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области».
  • Ольга Медведева в своем выступлении затронула тему экспертизы ценности документов, то есть изучения состава и содержания документов на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора на их дальнейшее хранение.

    Существует ряд критериев экспертизы ценности документов. Так, документы могут оцениваться по критерию происхождения: к примеру, по роли и месту организации в системе государственного управления. Также есть критерии содержания: значимость события, значение информации, повторение информации, вид, подлинность документа. Существует такое понятие, как фонд пользования архивных документов, в который передаются сканы-копии документов, чтобы не отдавать подлинники. И это как раз связано с третьей группой критериев — внешних особенностей: формы фиксирования, удостоверения, оформления, физического состояния документа.

    В методических рекомендациях 2014 года называются те же критерии, но применительно к документам по личному составу. Данные критерии повторяются, но уже с применением к конкретному лицу.

    Наталия Стефановская рассказала участникам об аспектах ведения номенклатуры дел - систематизированного перечня наименований дел, которые заводятся в организации с обязательным указанием сроков их хранения. Номенклатура дел должна быть создана по единой унифицированной форме.

    Номенклатура дел позволяет упорядочить распределение документов, а также при их получении позволяет предварительно определить сроки их хранения. Эта система классификации используется как для поисковых систем по документам предприятия, так и в качестве учетного документа по количеству заведенных дел, на ее основе составляются описи для передачи в архив, также она служит справочником для знакомства со структурой и деятельностью организации. Спикер обратила внимание участников семинара, на то, что на предприятии необходимо не просто иметь номенклатуру дел, а чтобы она была разработана индивидуально именно под данное предприятие. Номенклатура дел действует в течение одного календарного года. В четвертом квартале необходимо пересмотреть действующую номенклатуру дел и утвердить новую.

    Организация системы хранения документов стала темой выступления Анны Рединой. Как пояснила спикер, если компания принимает решение хранить документы у себя на территории, а не у специализированной организации, то в данном случае ей необходимо либо создать структурное подразделение — архив или архивный отдел, либо подразделение не создается, но организуется архивохранилище. Если на предприятии создается архивное подразделение, значит у него должна быть своя нормативная база: подготовлено свое положение об архивах, обязательно утверждено положение об экспертной комиссии, так как экспертиза ценности проводится в любом случае. И на каждого сотрудника должна быть подготовлена должностная инструкция.

    Елена Козырева

     
    По теме
     
    ВСЕРОССИЙСКАЯ АКЦИЯ "СВЕЧА ПАМЯТИ" - Администрация г.Уварово ВСЕРОССИЙСКАЯ АКЦИЯ "СВЕЧА ПАМЯТИ" 22 июня в 4.00 часа утра, в тот час, когда началась Великая Отечественная война, город Уварово присоединится к Всероссийской  акции "СВЕЧА ПАМЯТИ".
    18.06.2018
    14 июня 2018 года народный артист РФ, кинорежиссер Станислав Говорухин скончался в возрасте 82 лет в санатории "Барвиха" "Я хочу вас проинформировать о том,
    14.06.2018 Мичуринская Мысль
    В 23-й раз необыкновенно живописное село Старая Казинка - бывшее родовое имение публициста, издателя, просветителя Ивана Герасимовича Рахманинова - принимало гостей на традиционной площадке под высокими соснами и елями,
    14.06.2018 Мичуринская правда
    Основатель танцевального коллектива Галина Павловна Антонова и преподаватель Анастасия Гончарова рассказали о создании ансамбля, преподавателях и своих учениках.
    13.06.2018 Мичуринская Мысль
    ВСЕРОССИЙСКАЯ АКЦИЯ "СВЕЧА ПАМЯТИ" - Администрация г.Уварово ВСЕРОССИЙСКАЯ АКЦИЯ "СВЕЧА ПАМЯТИ" 22 июня в 4.00 часа утра, в тот час, когда началась Великая Отечественная война, город Уварово присоединится к Всероссийской  акции "СВЕЧА ПАМЯТИ".
    18.06.2018 Администрация г.Уварово
    Уже дано дворовая территория многоквартирного дома № 44-а по Липецкому шоссе находилась, мягко говоря, в неудовлетворительном состоянии.
    18.06.2018 Мичуринская правда