В конференц-зале Тамбовская областная ТПП провела открытый обучающий семинар-практикум «Архивное хранение документов в организации»
Авторами и ведущими семинара-практикума выступили:
Ольга Медведева в своем выступлении затронула тему экспертизы ценности документов, то есть изучения состава и содержания документов на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора на их дальнейшее хранение.
Существует ряд критериев экспертизы ценности документов. Так, документы могут оцениваться по критерию происхождения: к примеру, по роли и месту организации в системе государственного управления. Также есть критерии содержания: значимость события, значение информации, повторение информации, вид, подлинность документа. Существует такое понятие, как фонд пользования архивных документов, в который передаются сканы-копии документов, чтобы не отдавать подлинники. И это как раз связано с третьей группой критериев — внешних особенностей: формы фиксирования, удостоверения, оформления, физического состояния документа.
В методических рекомендациях 2014 года называются те же критерии, но применительно к документам по личному составу. Данные критерии повторяются, но уже с применением к конкретному лицу.
Наталия Стефановская рассказала участникам об аспектах ведения номенклатуры дел - систематизированного перечня наименований дел, которые заводятся в организации с обязательным указанием сроков их хранения. Номенклатура дел должна быть создана по единой унифицированной форме.
Номенклатура дел позволяет упорядочить распределение документов, а также при их получении позволяет предварительно определить сроки их хранения. Эта система классификации используется как для поисковых систем по документам предприятия, так и в качестве учетного документа по количеству заведенных дел, на ее основе составляются описи для передачи в архив, также она служит справочником для знакомства со структурой и деятельностью организации. Спикер обратила внимание участников семинара, на то, что на предприятии необходимо не просто иметь номенклатуру дел, а чтобы она была разработана индивидуально именно под данное предприятие. Номенклатура дел действует в течение одного календарного года. В четвертом квартале необходимо пересмотреть действующую номенклатуру дел и утвердить новую.
Организация системы хранения документов стала темой выступления Анны Рединой. Как пояснила спикер, если компания принимает решение хранить документы у себя на территории, а не у специализированной организации, то в данном случае ей необходимо либо создать структурное подразделение — архив или архивный отдел, либо подразделение не создается, но организуется архивохранилище. Если на предприятии создается архивное подразделение, значит у него должна быть своя нормативная база: подготовлено свое положение об архивах, обязательно утверждено положение об экспертной комиссии, так как экспертиза ценности проводится в любом случае. И на каждого сотрудника должна быть подготовлена должностная инструкция.
Елена Козырева